人们都期望投其所好、取悦他人，要想达到这一目标，必须学会察言观色、揣摩人心。因此，要以受众为中心，把握受众的需求点、利益点、兴趣点和关注点。只有受众愿意听、愿意看，才能听得进去、看的进去，受众有绝对的决策权。要想让受众听、读者看，唯一的办法就是让受众愿意听、愿意看、受众是主角，说者是配角；读者是决策者，作者是服务者。没有万能的工具，但唯一不变的是理念。只有迎合受众才能打动受众、只有先吸引方能引导。以受众为中心是上上策，以自我为中心是下下策，听众有绝对的决定权，因此不变的理念就是以受众为中心。
感性做人，理性做事；感性切入，理性回归；清醒思考，有效表达；攻心为上，攻城为下。只要是表达，受众都会有几个疑问：
- 1、想说什么？即观点、主张、信息；
- 2、想怎么说？即逻辑思路和框架；
如果是向领导汇报，领导还有第三个疑问，即你的目的；如果是向客户讲话，客户会有第四个疑问，即好处是什么？因此每次表达前都要想好观点主张、逻辑思路机构、目的以及好处4个问题的答案。
时间管理的重要原则是要事先做，讲话也是同样的道理，重要的话先说。先说做什么，然后说为什么。
读者每天有海量的数据信息可供阅览，人们看文件的注意力只能保持几分钟。根据心理学测试结果，人的注意力只能持续7--15分钟。对于一组散乱信息，人们通常只能记住前三个和最后一个，以及特殊形状的。受众一个字一个字的听、看会非常焦虑、痛苦。要想打消这种焦虑感、痛苦感，你必须引导听众追随自己的思路，不光要告诉对方观点还要告诉结构。假设有编剧、导演、演员三种角色，作为编剧，应在人们注意力最集中的前10分钟，把最想传递的信息或主张全部说一遍，重心要前移，亮点要分布，前后要虎头豹尾分布；作为导演，要用提问、多媒体等互动方式引导听众来演；作为演员，要不断走动，不仅活跃现场气氛，更重要的是保持听众的注意力。
一般来说，听众可以分为领导、客户、同事、面试官。
大多数领导最喜欢做选择题和判断题，最讨厌的是问答题，也就是要让员工为老板打工，而不是老板为员工打工。员工可以向领导汇报面临的问题、挑战和困惑，其前提是必须提供三个解决方案，并按照自己的判断排出优先顺序。
领导：领导都愿意这样听：先重要后其次，先全局后细节，先总结后具体，先论点后论据，先结论后原因，先结果后过程。领导最关心的是结果、行动、经验，最不想听的是背景和目标。
客户：客户关心的是背景，背景相同的客户还要证明成功可复制，当然客户千差万别，还要因人而异，要研究听众、客户。
同事：同事和下属学员最关心的是行动，以及经验教训和体会
面试官：现代面试不是理念面试，而是行为面试，就是用应试者过去的行为预测将来的行为，因此面试官最关心的是行为。
无法判断听众类型时候，要用支撑自己观点的主要数据。通常有3种切入点可供选择：
- 1.我的主要观点结论;
- 2.罗列详实的数据;
- 3.精炼筛选支撑自己主张的主要数据。
一、如何书写工作总结？
简单的工作总结，比如周报和月报，包括成绩、措施、不足三项内容；复杂的工作总结，比如年报、述职报告等还要另加价值和经验两项内容。工作总结中，结果是父亲。
工作总结一定要有创新和亮点，因为领导最感兴趣的是员工的突出业绩，而不是常规业绩。工作总结还要写数量方面的成绩，包括个人发展的成绩、客户的成绩、技术的成绩等。此外还要写总结的经验教训。
工作总结的标题通常是由作者、事由、文种组成，或者是作者、时间和文种，比如“张三某项目工作总结”或者“张三2020年工作总结”，也可以是作者、事由、时间、文种。因此、工作总结最简单的就是成绩、行动和措施、不足及改进三项内容，复杂的总结还要另加价值、经验教训和体会两项内容。
成绩：成绩大体分为部门业绩、功能业绩。部门成绩，包括销售部、市场部、财务部、各项组的成绩等。功能成绩包括经营业绩、管理业绩、客户成绩、运营成绩等。其中，经营成绩包括收入、成本和利润；管理成绩包括团队、定战略、完善流程等；客户成绩包括客户数量，客户质量、客户满意度及评价；运营成绩包括生产、研发、ERP、运营和流程方面的成绩。成绩有时按功能划分，有时按时间进度划分，但二者不能交叉。
价值：工作总结要注意对公司的价值，有的客户虽然不盈利，但对公司有价值，包括品牌、知名度、长远目标和对社会的价值。
措施：工作总结包括完成的重大工作以及采取的措施、方法。
不足：工作总结包括不足，以及相应的改进措施。
经验：工作总结还包括经验、教训和体会。
二、如何整理培训计划？
一个完整的培训计划通常包括如下内容：
第一培训需求。为什么要做此培训，如员工能力差。新员工不了解流程等。
第二培训目标。如掌握某些知识、学会某些技能、解决某些问题、达到某些效果。
第三培训内容。只要是培训，就包括知识、技能和观念三项内容。知识类课程包括宏观经济、微观经济、公司的规章制、业务流程等；技能类课程包括逻辑思维、销售、外语、写作演讲等；观念类课程是指提供责任心和工作热情、有关企业文化的课。
第四培训方式。培训方式有五大类，即讲解、案例、讨论、游戏以及情景模拟。
第五培训要求。如哪些人。哪个部门可以或者必须参加等。
三、如何书写方案、建议、计划等？
管理是科学和艺术的结合。科学是结构化、规范化、可复制的；艺术是指因人而异，因材施教。对聪明的员工只讲任务，对不聪明的员工还要讲措施，任务就是结果，措施就是过程。布置任务包括四大内容：背景、任务和标准、措施和考评。在这四项中，最重要的是任务和标准。只要写方案，就应把目标作为主标题或摘要，还要加“营销方案”或者“建议”几个字。
背景：布置任务的背景中，应说明需求和目的。此外，还有大的框架结构以及人选的定位和角色，让对方得到认同感并受到重视。
任务和标准：明确布置任务，传递压力，强调重要性和意义。还要传递动力，可以扣帽子、抗大旗，让对方认识到这是公司规定的义务，同时告知其本人及部门的收益和好处。
布置任务的目标应符合smart原则，明确提出标准和要求，告诉对方努力的方向。只要提要求，应当从五个维度考虑：数量、质量、成本、时间和安全环保。此外，还要告诉其输出物和输出成果，包括反馈的方式和频率，而且还要以讲的方式，确认对方是否准确理解了自己的旨意和意图。
措施：措施包括责任人、流程、步骤、方法；关键节点、注意事项、可能遇到的问题及解决方案、可能遇到的风险及应急预案；还有需要的资源支持、权限及底线，如果对方不会做，还要提供示范、模板，此外还要询问本人关于此任务的建议和疑问。
考评：包括监督、评估、奖惩和反馈，既要有正激励，还要有负激励，一定要有奖有罚。此外，还应注意反馈的方式及考核结果的应用。
经营分析报告的结构是概况、业绩、任务和工作、问题和措施、未来的目标和计划、需要的资源及风险。营销计划应包括营销的背景和目的、营销的具体产品、营销的目标、措施和进度、营销的宣传口号、奖惩机制、风险预案、活动方案。金融业的业务规划结构为背景、规划的具体内容、将采取的措施、面临的风险。
四、如何书写报告？
报告是向上级汇报，注意中间不要夹带请示内容，一文一事。报告分为调研报告和分析报告，调研报告是面向过去，分析报告是面向未来这种报告应该采用总分总结构，分析报告都包括需求分析、现状分析、未来趋势的分析。
调研报告
调研报告的结构:
- 第一、背景，为什么要做此调研；
- 第二、目的，调研时想了解什么；
- 第三、调研的具体内容，做哪些内容能达到目的；
- 第四、调研的范围和对象，横向是调研的范围，纵向是深度；
- 第五、调研方法，包括调查问卷、街头调查还是入户调查、电话还是面谈等；
- 第六、调研结果的统计方法以及验证结果的正确性，这决定了调研结果的可靠性、科学性和有效性；
- 第七、调研的结论以及得出的建议。
分析报告
帕拉图的二八原则，也适用于解决问题。80%的问题是由20%的原因产生的，只要解决了20%的原因，就可以解决80%的问题，这叫关键因素，主要矛盾解决了，次要矛盾也就迎刃而解。比如员工离职的真正原因排在第一位的是薪酬待遇，第二是晋升空间，第三是上司、团队等小环境不好，也许这三项是员工离职的最重要原因，解决这三项原因，可以留住超过80%的员工。
分析报告最简单的结构是三部分，即提出问题、分析问题、解决问题。当然问题中存在风险，风险包括两项，即面临的问题及解决方案、风险及应急预案。一般来说，领导最想看到的是解决方案而不是问题，是应急预案而不是风险。发生概率高的放在问题中写，发生概率低的放在风险中写；可控的放在问题中写，不可控的放在风险中写。
需求分析包括需求分析的对象以及对象的范围和程度，应先看结论，需要什么、为什么需要、然后才是此分析报告的方法措施。
现在分析报告最常用的是问题分析报告，其结构为：
- 第一、明确界定问题的范围和程度；
- 第二、问题产生的影响；
- 第三、产生问题的原因，通常从管理、经营、运营等主观原因及环境、政策、经济等客观原因分析；
- 第四、想要达成的目标及措施；
- 第五、资源；
- 第六、未来可能面临的风险。
立项报告的结构是立项的背景、立项的必要性和紧迫性、可行性和可操作性、立项的目标和计划及资源风险。
五、如何书写请示？
请示要求回复，因此之前要充分沟通。请示的结构为：
- 第一、干什么事；
- 第二、要什么；
- 第三、怎么用，或者带来的利益和价值以及不批将面临的痛苦；
- 第四、什么时间要。
另外，请示和通知都要有“关于”二字。请示中应强调要求答复的内容，说明要求答复的时间。如果一份请示群发出去要把需要落实和操作的放在主送，需要备案和知晓的放在抄送，因此要明确收件人和答复时间。最后还要有落款“以上请示妥否，请予批示”以及申请人和日期。
引起领导重视的方法。有时领导不批是因为不重视，引起领导重视有几个办法：第一、最强势的办法是五日之内应当予以批准，如五日内不回复就视为同意;第二、客观、柔和的强调重要性和紧迫性；第三、有区分地限定时间，比如三天、五天、七天，强调重要性和紧迫性。
比如，关于加薪的请示，通常的理由，比如通胀、行业工资水平、生活成本高等并不能真正打动领导，能够打动领导的加薪理由；如加薪能够创造更多业绩、降低员工流失率、增加员工归属感、稳定性。所以，一定要投其所好，采用能够打动对方的利益点，软硬兼施，威逼利诱，因此请示的结构包括请示的理由、内容、请示的要求和目的以及结束语。
六、如何书写通知
通知就是告知，通知的标题是发文单位事由和文种，文种就是“通知”，事由是发文的缘由。通知的具体事项包括执行的要求和生效时间，结束语和寄语。
会议通知：会议通知的结构包括开会内容、时间、地点、参会人员、会议纪要和流程、会议目标以及联系人。值得注意的是，一定要写上会议的目标才能提高会议的效果。此外，还要会前准备，会中要求着装、发言、资料，会后要求追踪、落实。
活动通知：活动通知包括活动内容、活动的目的和意义、时间、地点、人员、活动流程、规则及注意事项，要求、发件人、签发人、日期。需要主要的是，活动通知不要忘了联系人和集合地点，返程时间，这影响人们是否参加此次活动。
七、如何书写会议纪要
商务文书中最常见的就是会议纪要。会议纪要不是记录，凡是没有达成决议的可以不记，但会议达成的决议觉得务必完整准确。另外，领导要求和后续需采取的措施都要记录，时间，地点、人物、流程只写摘要即可。会议纪要常用的三个词汇是讨论、强调、决定。会议纪要与会议记录的区别是，会议纪要具有法律效力，与会双方签字盖章，与合同具有同等效力。
会议纪要有参会人员和未参会人员两种人，如果受众是参会人员，会议纪要的格式是：
- 第一、决议；
- 第二、自己的发言；
- 第三、领导的发言；
- 第四、自己后续应当执行和操作的任务目标。
如果受众是未参会人员，会议纪要的格式：第一、参加人，尤其是其中的大领导；第二、会议的主题和决议；第三、领导讲话；第四、与己相关.